Tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi

2. Rekisterin pitäjä

3. Yhteyshenkilöt

4. Tietosuojavastaava

Arto Pirinen, tietosuojavastaava@aariakassa.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Työttömyyskassa myöntää työttömyysturvalain mukaista ansiopäivärahaa ja muita kassan toimialaan kuuluvia lakisääteisiä etuuksia jäsenilleen. Tämän lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi työttömyyskassa ylläpitää ja käsittelee henkilötietoja kassan nykyisistä ja entisistä jäsenistään, tietoja heille maksamistaan etuuksista sekä niiden maksamiseen vaikuttavista tiedoista.

Rekisterin tietoja käytetään lakeihin perustuvien etuuksien järjestämiseen työttömyyskassan jäsenille, jäsenten palveluun, jäsenyysasioiden hoitamiseen ja kassan toiminnan kehittämiseen sekä niihin liittyviin toimiin, kuten jäsentyytyväisyyskyselyiden tekemiseen.

Lisäksi saatamme käsitellä tietoja oikeutettuun etuumme perustuen esimerkiksi tilanteissa, joissa selvitetään mahdollisia väärinkäytöksiä.

Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin.

6. Rekisterin tietosisältö

Työttömyyskassa kerää vain tietoja, joita tarvitaan jäsenen etuushakemusten käsittelyssä, jäsenpalvelussa ja sen kehittämisessä. Näitä tietoja ovat esimerkiksi:

• henkilö- ja yhteystiedot henkilötunnuksineen,
• mahdollisen asiamiespiirin tai ammattiliiton nimi jäsenmaksujen tarkistamista varten,
• jäsenyyteen liittyvät perustiedot sekä
• muut mahdolliset meille toimittamasi tiedot.

• etuuden maksuperusteet,
• maksettujen etuuksien laji ja mahdollinen alalaji viranomaistilastointia varten,
• etuuksien maksamiseen liittyvät päätökset,
• maksettavien etuuksien määrä sekä päivät ja ajanjaksot, joilta niitä on maksettu,
• maksettavista etuuksista tehdyt vähennykset Verohallinnolle, viranomaisille, Kelalle ja kassalle,
• ennakonpidätystiedot kuluvalta vuodelta,
• tilinumero,
• muut etuuden maksamiseen tarvittavat tiedot ja dokumentit ja
• mahdollisiin takaisiperintä- ja valitusasioihin liittyvät tiedot.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Työttömyyskassan jäsenrekisteriin saadaan tietoja pääsääntöisesti hakijan itsensä toimittamista asiakirjoista (esimerkiksi jäsenhakemus ja mahdolliset etuushakemukset liitteineen). Tietoja saadaan myös edellisestä työttömyyskassasta, uudesta työttömyyskassasta, viranomaisilta ja työnantajilta. Lisäksi ammattiliittojen jäsenrekisteristä saadaan tietoja kassan jäsenmaksuista.

Lisäksi tietoja voidaan kerätä sellaisista viranomaisrekistereistä, joihin työttömyyskassalla on käyttöoikeus, kuten esimerkiksi veroviranomaisen ylläpitämästä tulorekisteristä tai Kelan etuustietorekisteristä.

8. Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan

Tietoja luovutetaan työttömyyskassasta erotetun tai eronneen jäsenen uudelle työttömyyskassalle. Tietoja luovutetaan uuden työttömyyskassan pyynnöstä joko paperimuodossa tai sähköisesti jäsenasioiden hoitamista ja etuuden maksamista varten.

Lisäksi rekisterissä olevat etuusmaksatukseen liittyvät lakisääteiset tiedot luovutetaan asianmukaisille viranomaistahoille kuten Finanssivalvonnalle, Eläketurvakeskukselle, Työllisyysrahastolle, työ- ja elinkeinoministeriölle sekä Kansaneläkelaitokselle.

Verohallinnolle tietoja luovutetaan koneellisesti jäsenmaksujen ja maksettujen etuuksien sekä niistä tehtyjen ennakonpidätysten huomioon ottamiseksi verotuksessa.

Pyynnöstä tietoja luovutetaan myös muille viranomaisille, joilla on lain mukaan oikeus saada tietoja kassalta, kuten työvoimaviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle, sosiaali- ja terveysministeriölle, Verohallinnolle, sosiaalitoimistoille, ulosottoviranomaisille, esitutkintaa suorittaville viranomaisille ja tuomioistuimille, oppilaitoksille, vakuutus- sekä eläkelaitoksille.

Mikäli olet sekä työttömyyskassan että ammattiliiton jäsen, liitollesi voidaan luovuttaa tietoja kassan jäsenmaksuseurantaa varten salattua yhteyttä käyttäen sähköisesti.

Rekisterin henkilötietojen käsittelijä on maksatusjärjestelmän toimittaja Futunio Oy. Futunio Oy:n kanssa on tehty sopimus, jossa on huomioitu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tuomat vaatimukset.

Työttömyyskassa voi toiminnassaan käyttää myös muita alihankkijoita, jotka pääsevät käsittelemään henkilötietoja erikseen sovittujen tehtävien suorittamiseksi. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi jäsentyytyväisyyskyselyn tekemisen ulkoistaminen. Kaikilta alihankkijoilta edellytetään vaitiolositoumuksen antamista, ja heidän kanssaan tehdään sopimukset, joissa alihankkija sitoutuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin vaatimuksiin. Tämä koskee myös ammattiliittoja tilanteissa, joissa henkilö on sekä työttömyyskassan että ammattiliiton jäsen.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä käytetä suoramarkkinointiin.

9. Henkilötietojen luovutus kolmanteen maahan tai kansainvälisille järjestöille

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-maiden, Sveitsin tai Yhdistyneen kuningaskunnan ulkopuolelle kolmansiin maihin eikä kansainvälisille järjestöille.

10. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Tietoja säilytetään niin kauan kuin niitä käsittelyn kannalta tarvitaan.

Säilytysajat on määritelty työttömyyskassan kulloinkin voimassa olevassa arkistonmuodostussuunnitelmassa.

11. Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Tietojärjestelmät, joissa tieto säilytetään, on teknisesti suojattu ja ne sijaitsevat lukitussa ja valvotussa tilassa.

Tietoverkko on suojattu palomuureilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä.

Järjestelmät on suojattu yksilöllisillä käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, ja käytöstä tallentuu lokitiedostot.

Kaikki työttömyyskassan työntekijät ja alihankkijat ovat sitoutuneet vaitioloon ja käyttöoikeudet järjestelmiin on myönnetty kunkin käyttäjän työtehtävän vaatimassa laajuudessa.

Manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa.

Alihankkijoina toimivien käsittelijöiden, kuten maksatusjärjestelmän toimittaja Futunio Oy:n kanssa on tehty kirjalliset sopimukset, joissa velvoitetaan suojaamaan tiedot asianmukaisesti riskejä vastaavalla tavalla yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

12. Rekisteröidyn oikeudet ja selosteen päivittäminen

Työttömyyskassan jäsenillä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 15 mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot ja pyytää mahdolliset virheet korjattavaksi artiklan 16 mukaisesti.

Tietojen tarkistusta ja päivitystä on mahdollista tehdä kassan eAsiointi-palvelussa, johon pääsee kassan verkkosivuilla www.aariakassa.fi olevasta linkistä. Muuten tarkistuspyyntö on toimitettava työttömyyskassaan kirjallisesti. Tiedot toimitetaan kassasta sähköisesti sen jälkeen, kun riittävän yksilöity tarkistuspyyntö on toimitettu kassalle maksatusjärjestelmän eAsioinnin kautta. Tällainen tarkistus on maksutonta kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojaan poistettaviksi artiklan 17 mukaisesti. Tätä oikeutta rajaa artiklan 17 kuvaamat tilanteet, joissa poisto-oikeutta ei ole, kuten kassan lakisääteinen velvollisuus säilyttää tietyt tiedot tietyn määräajan.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista artiklan 18 mukaisesti.

Rekisteröidyillä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen artiklan 20 kuvaamalla tavalla ja tilanteissa. Tätä varten työttömyyskassalla on käytössä kassojen kesken yhdessä sovittu menetelmä, jolla jäsenyys saadaan siirrettyä yksinkertaisesti kassasta toiseen.

Jos käsittely tapahtuu artiklan 6 kohdan 1 a tai artiklan 9 kohdan 2 a mukaisen suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa artiklan 7 kohdan 3 perusteella. Lähtökohtaisesti työttömyyskassa ei käsittele henkilötietoja suostumuksen perusteella.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle artikla 77 kuvaamalla tavalla, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. Viranomaisen tiedot löytyvät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta www.tietosuoja.fi.

Lisätietoja EU:n yleisestä tietosuoja-asetuksesta löytyy Euroopan unionin verkkosivuilta: